Reisekosten aus Steuersicht

Kosten für Dienstreisen sind absetzbar. Darunter sind Fahrtkosten zu verstehen (Kilometergeld, Bahn- oder Flugtickets, Taxirechnungen), der Verpflegungsmehraufwand in Form von Taggeldern sowie Nächtigungskosten.

Tipp

Aufwendungen für die Dienstreisen können nur dann bei der Arbeitnehmer:innenveranlagung geltend gemacht werden, wenn der:die Arbeitgeber:in diese nicht oder nicht in voller Höhe ausbezahlt hat.

Kilometergeld

Das amtliche Kilometergeld beträgt pro Kilometer für den PKW 0,42 Euro, für das Motorrad 0,24 Euro und für Fahrten mit dem Fahrrad 0,38 Euro. Ab 2025 wird der steuerliche Satz vereinheitlicht und beträgt generell 0,50 Euro pro Kilometer. Mit dem Kilometergeld sind alle Kosten abgegolten, die mit dem Betrieb und der Haltung eines Fahrzeuges verbunden sind:

Absetzung für Abnutzung,
Treibstoff (Benzin, Diesel, Strom, etc) und Öl,
Service- und Reparaturkosten auf Grund des laufenden Betriebes,
Zusatzausrüstungen,
Maut, Autobahnvignette, Parkgebühren,
Versicherungen,
Mitgliedsbeiträge bei Automobilclubs,
Finanzierungskosten

Um das Kilometergeld bei der Arbeitnehmer:innenveranlagung steuerlich abzusetzen, müssen Sie ein Fahrtenbuch führen, das Folgendes enthalten muss:

Angabe des benutzten Kraftfahrzeuges
Datum der Reise
Abfahrts- und Ankunftszeitpunkt
Zahl der gefahrenen Kilometer
Ausgangs- und Zielpunkt der Reise
Reiseweg
Zweck der Dienstreise
Unterschrift des Dienstreisenden

Achtung!

Das Kilometergeld für PKW und Motorrad kann für höchstens 30.000 Kilometer oder mit 15.000 Euro jährlich abgesetzt werden. Das Kilometergeld für die Nutzung eines Fahrrades kann bis 2024 für bis zu 1.500 Kilometer (d.h. 570 Euro pro Jahr) abgesetzt werden. Ab 2025 kann das Kilometergeld für ein Fahrrad für bis zu 3.000 Kilometer (d.h. 1.500 Euro) jährlich geltend gemacht werden.

Fahrtkosten bei öffentlichen Verkehrsmitteln

Nutzen Sie für Ihre Dienstreise ein öffentliches Verkehrsmittel, können Sie dafür folgende Kosten absetzen:

Rechtslage bis 2024:

Wenn Sie einen Einzelfahrschein für die konkrete Dienstreise kaufen, können Sie dafür die tatsächlichen Kosten geltend machen.

Nutzen Sie jedoch eine privat gekaufte Jahreskarte (z.B. ein Klimaticket) für Dienstreisen, dann können Sie den Preis, den Sie für die Einzelfahrt mit dem günstigsten öffentlichen Verkehrsmittel zahlen müssten, steuerlich absetzen. Das könnte z.B. ein ÖBB-Ticket in der 2. Klasse, nicht jedoch Sparschiene, sein.

Die maximal absetzbaren Kosten bei einer privaten Jahreskarte sind mit dem Gesamtpreis des Klimatickets Österreich Classic (bis 2024: 1.095 Euro jährlich) begrenzt. Für tatsächlich gekaufte Einzelfahrscheine gibt es keine Begrenzung.

Rechtslage ab 2025:

Auch ab 2025 können Sie die ebenfalls die tatsächlichen oder bei Nutzung einer Jahreskarte die fiktiven Einzelfahrscheine wie bisher absetzen. Allerdings haben Sie nun eine weitere Möglichkeit: Sie können auch den Betrag des Beförderungszuschusses geltend machen. Wie hoch der Betrag ist, hängt von der Länge der Wegstrecke ab:

Für die ersten 50 Kilometer: 0,50 Euro pro Kilometer
Für die nächsten 250 Kilometer: 0,20 Euro pro Kilometer
Für jeden weiteren Kilometer: 0,10 Euro pro Kilometer

Der Beförderungszuschuss ist für eine Wegstrecke jedoch mit 109 Euro begrenzt.

Beispiel

Krisztina macht mit ihrem privaten Klimaticket eine Dienstreise von Wien nach Linz. Der ÖBB-Einzelfahrschein für die 2. Klasse für eine Richtung kostet 40 Euro, also hin und retour 80 Euro. Die einfache Wegstrecke beträgt 180 Kilometer. Der Beförderungszuschuss beträgt für die ersten 50 Kilometer 0,50 Euro (= 25 Euro), für die nächsten 130 Kilometer 0,20 Euro (= 26 Euro). Insgesamt beträgt der Beförderungszuschuss daher 51 Euro für eine Richtung. Hin und retour daher 102 Euro. Mit der Arbeitnehmer:innenveranlagung bis 2024 kann Krisztina die fiktiven Kosten von 80 Euro absetzen. Ab der Veranlagung kann sie alternativ den Beförderungszuschuss von 102 Euro geltend machen.

Sie können sich für jede Reise einzeln entscheiden, ob Sie den Beförderungszuschuss oder die fiktiven Kosten absetzen. Insgesamt sind die absetzbaren Kosten mit 2.450 Euro pro Jahr begrenzt. Ausgenommen von der Begrenzung sind Kosten für Einzelfahrscheine.

Tipp

Auch Ihr:e Arbeitgeber:in kann Ihnen die oben genannten Beträge für Dienstreisen steuerfrei ersetzen. Die Summe der steuerfreien Kostenersätze und die absetzbaren Kosten sind jedoch mit 2.450 Euro (bzw. 1.095 Euro bis 2024) begrenzt.

Bekommen Sie die Jahreskarte, mit der Sie auch Dienstreisen unternehmen, von Ihrem:Ihrer Arbeitgeber:in bezahlt bzw. zur Verfügung gestellt und entstehen Ihnen daher keine Kosten, können Sie keine Fahrtkosten geltend machen. Welche Kosten Ihnen Ihr:e Arbeitgeber:in jedoch ersetzt oder ersetzen muss, ist abhängig von der lohngestaltenden Vorschrift und wir nicht durch das Steuerrecht geregelt.

Tagesgelder im Inland

Das Taggeld kann nur dann geltend gemacht werden, wenn die Dienstreise über den örtlichen Nahbereich (25 Kilometer) hinausgeht. Pro Tag können ab 2025 höchstens 30 Euro bzw. 2,50 Euro pro angefangener Stunde der Dienstreise steuermindernd geltend gemacht werden. Die Dienstreise muss jedoch mindestens drei Stunden dauern. Bis 2024 betrug das Taggeld 26,40 täglich bzw. 2,20 Euro pro angefangener Stunde.

Wird ein Mittag- oder Abendessen kostenlos zur Verfügung gestellt, ist vom Taggeld ein Betrag von 15 Euro pro bezahltem Essen (bis 2024: 13,20 Euro) abzuziehen.

Taggelder können Sie jedoch nicht geltend machen, wenn ein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit entsteht. Bei einer durchgehenden oder regelmäßigen (einmal wöchentlich) Dienstverrichtung an einem anderen Ort ist das nach 5 Tagen der Fall. Nach dieser Anlauffrist darf der Einsatzort für mindestens sechs Monate nicht mehr aufgesucht werden, um für diesen Ort wieder das Taggeld geltend machen zu können. Bei unregelmäßigen Dienstreisen können für den Einsatzort für 15 Tage im Kalenderjahr geltend gemacht werden.

Auch ein Fahrzeug kann den Mittelpunkt einer Tätigkeit bilden, wenn die Tätigkeit regelmäßig in einem lokal eingegrenzten Bereich ausgeführt wird, auf gleichbleibenden Routen erfolgt oder innerhalb eines Linien- oder Schienennetzes ausgeführt wird, z. B. bei Straßendiensten auf Autobahnen, die regelmäßig den selben Abschnitt warten, oder bei Zustellern mit fixen Routen.

Nächtigungsgelder im Inland

Für Nächtigungen im Inland können mit Beleg die tatsächlichen Kosten der Nächtigung inklusive Frühstück oder pauschal 17 Euro pro Nacht (bis 2024: 15 Euro) geltend gemacht werden. Die Nächtigung muss durch die Angabe des Unterkunftsgebers nachgewiesen werden.

Steht für die Nächtigung eine Unterkunft zur Verfügung (z.B. Schlafkabine bei LKW-Fahrer:innen), sind entweder die tatsächlichen Aufwendungen (Frühstück, Benützung eines Bades auf Autobahnstationen) oder pauschal 4,50 Euro (bis 2024: 4,40 Euro) im Inland bzw. 5,85 Euro im Ausland pro Nächtigung absetzbar.

Tagesgelder im Ausland

Die Auslandtagesgelder werden mit dem Höchstsatz der Auslandsreisesätze für Bundesbedienstete berücksichtigt. Dieser variiert je nach Land und kann in der Broschüre "Steuer sparen" nachgelesen werden (siehe Infobox rechts). Die vollen Taggelder gelten jeweils für 24 Stunden.

Wird ein Mittag- und Abendessen kostenlos zur Verfügung gestellt, kann nur mehr ein Drittel des Auslandtagesgeldes geltend gemacht werden. Bei Erhalt von nur einem Essen wird das Auslandstagesgeld nicht gekürzt.

Nächtigungsgelder im Ausland

Für Nächtigungen im Ausland können mit Beleg die tatsächlichen Kosten der Nächtigung inklusive Frühstück oder die höchste Stufe der Auslandsreisesätze für Bundesbedienstete berücksichtigt werden. Diese variiert je nach Land und kann in der Broschüre "Steuer sparen" nachgelesen werden (siehe Infobox rechts).